7 tecken på att det är dags att anlita en redovisningsbyrå

När är det dags att sluta sköta ekonomin själv?

Kort svar: när ekonomin börjar ta mer tid än den ger dig.

I början är det ofta helt rimligt att sköta allt själv. Du har några få kunder, kostnaderna är överblickbara och du vet ungefär hur det går. Men när bolaget växer förändras ekonomins roll. Den är inte längre bara administration, utan underlaget för dina viktigaste beslut: när du har råd att anställa, vilka kunder som är lönsamma och hur länge pengarna räcker.

Vad innebär det att sköta ekonomin själv?

Det handlar om mer än att bokföra kvitton. Som regel är det du som ansvarar för:

• den löpande bokföringen och avstämningen av bankkontot

• fakturor och påminnelser

• moms, skatter och deklarationer

• löner, om ni har anställda

• bokslut och årsredovisning

• att följa upp resultat och kassaflöde

Var för sig är uppgifterna inte svåra. Men tillsammans tar de tid varje vecka, och alla har sina deadlines, även de veckor då du har som mest att göra.

Hur vet du när du behöver en redovisningsbyrå?

1. Ekonomin tar dina kvällar. Hamnar kvitton, fakturor och avstämningar på kvällar och helger? Då är det tid som inte går till försäljning, kunder eller vila.

2. Du vet inte vilka kunder som är lönsamma. Omsättningen växer, men det är oklart vilka kunder och uppdrag som faktiskt bär bolaget. När du ser intäkter per kund och kostnader per leverantör blir det tydligt var marginalen finns, och var den försvinner.

3. Du vet inte hur kassan ser ut om tre månader. Saldot i dag säger lite om nästa kvartal. En kund som betalar sent, en stor momsinbetalning och en ny anställning i samma månad kan snabbt göra det tight. En likviditetsbudget visar det i god tid. Läs mer om hur du gör en likviditetsbudget.

4. Du har anställt, eller ska göra det snart. Med anställda kommer löner, arbetsgivaravgifter, semesterlöneskuld och en arbetsgivardeklaration varje månad. Fel blir dyrare, och de drabbar personer som räknar med att lönen stämmer.

5. Moms och skatt kommer som en överraskning. Kunderna betalar inklusive moms, så kontot ser bättre ut än det egentligen är. Sen ska momsen och skatten betalas, och pengarna har redan gått till annat.

6. Du fattar stora beslut utan aktuella siffror. Ska ni anställa, investera eller vänta? Bygger du beslutet på siffror som är flera månader gamla blir det lätt magkänsla. Se också vilka nyckeltal din styrelse bryr sig om.

7. Du skjuter upp beslut för att siffrorna känns oklara. När du inte litar på siffrorna är det lätt att vänta. Men att vänta är också ett beslut, och det blir ofta dyrare ju längre det dröjer.

Vad kostar det att fortsätta göra allt själv?

Ta ett enkelt räkneexempel. Säg att du lägger sex timmar i veckan på ekonomin, och att en timme av din tid är värd 1 000 kr i försäljning eller utveckling. Då handlar det om ungefär 26 000 kr i månaden. Byt gärna ut siffrorna mot dina egna. Ofta är den egna tiden den största kostnaden, inte fakturan från byrån.

Redovisningsbyrå, egen ekonom eller outsourcad ekonomifunktion?

Det finns tre vanliga vägar, och de passar i olika lägen:

MinCFO är en outsourcad ekonomifunktion: en digital plattform med ett riktigt team bakom. Vi sköter redovisning, löner, bokslut och rapportering till ett fast månadspris. I plattformen ser du siffrorna när du vill, och AI CFO svarar direkt på dina frågor. Behöver du mer når du ditt team direkt i Slack eller på telefon.

Hur kommer du igång?

Att komma igång behöver inte vara krångligt:

• Du kan börja när som helst under året. Har du redan en byrå behöver du inte vänta till bokslutet för att byta.

• Vi startar helst den första i en månad. Då får bokföringen en tydlig startpunkt.

• Du behåller ditt system. Vi arbetar bland annat i Fortnox, Spiris, Björn Lundén och Business Central.

• Du får en fast kontaktperson som känner bolaget, och ni når oss varje dag i en egen kanal i Slack.

Har du ett holdingbolag? Då kan du läsa mer om vad redovisning för ett holdingbolag kostar.

Vanliga frågor

När ska jag anlita en redovisningsbyrå?

När bokföringen börjar ta tid från bolaget, när du ska anställa eller när du behöver aktuella siffror för att fatta beslut. Du kan också göra det redan från start, så slipper du bygga om senare.

Kan jag byta redovisningsbyrå mitt i året?

Ja, du behöver inte vänta till bokslutet. Enklast är att byta den första i en månad, så att det är tydligt vem som ansvarar för vilken period.

Vad är skillnaden mellan att outsourca ekonomin och att anlita en redovisningsbyrå?

En redovisningsbyrå sköter oftast bokföring, deklarationer och bokslut. När du outsourcar ekonomin får du dessutom rapportering, prognoser och rådgivning, alltså det som en egen ekonomiavdelning skulle göra.

Måste jag byta bokföringssystem när jag anlitar en redovisningsbyrå?

Nej. Vi på MinCFO arbetar i de system du redan använder, till exempel Fortnox, Spiris, Björn Lundén och Business Central.

Vad kostar det att anlita en redovisningsbyrå?

Det beror på bolagets storlek och vad som ingår. Hos MinCFO får du ett fast månadspris som utgår från bolagets omfattning, volymer och system. För ett holdingbolag är priset 475 kr i månaden.

Vill du veta hur det skulle fungera för ditt bolag? Boka ett samtal med oss.